خلال سنوات عملي تعلمت أن من علامات نجاح الإداريين التحكم بأجهزتهم الخلوية ومكالماتهم الهاتفية، فمع التطوّر التكنولوجي وتوفر وسائل الاتصالات المختلفة غدا جهاز الآي فون أو البلاك بيري المدير الذي يتحكم في حياة البعض وأصبح الاستغناء عن هذا الجهاز شبه مستحيل لأنه يرافقهم حتى إلى دورات المياه! والآن حان الوقت لوضع النقاط على الحروف وتوضيح السلبيات التي يعكسها جهازك المحمول عن شخصيتك وكيف قد يؤثر ذلك على علاقاتك وعلى نجاحك في مجال عملك. تعرفي إلى الأسلوب الأمثل في استخدام الهاتف أثناء الدوام:
الرد على المكالمات الواردة:
١) اسمحي لجرس الهاتف بأن يرن مرتين إلى ثلاث مرات لأن الرد الفوري على المتصل يتسبب بإرباكه (نفسياً).
٢) عرّفي بنفسك مع التحية بمجرد أخذ المكالمة، فعلى سبيل المثال ردي قائلة: “معك هند جمجوم صباح الخير” أو “مؤسسة المعرفة، معك جمانة، مساء الخير”. سجّلي عبارتك المفضلة على ورقة لاصقة وضعيها في محط نظرك لتقرئيها عند الرد على المكالمات حتى تصبح التحية تلقائية وروتينية.
٣) استخدمي نبرة صوت واضحة وبسرعة متزنة وامتنعي عن الأكل والشرب أثناء الكلام.
عند إجراء المكالمات:
١) عرّفي بنفسك مباشرة بعد سماع تحية مستقبل المكالمة.
٢) التزمي الرسمية في الألقاب. مازلت أفاجأ بمتصلي التسويق الذين يخاطبونني باسمي المجرّد بدون سابق معرفة رافعين الكلفة تماماً وكأنهم من أقربائي. من آداب العمل مخاطبة الأفراد بلقب سيدة أو سيد حتى يطلبون منك مناداتهم بأسمائهم بأنفسهم. فمثلاً بإمكانك القول: “أود أخذ موعد مع السيدة جمانة” أفضل من طلب عمل موعد "مع جمانة" التي قد تكون بعمر والدتك!
٣) إذا طلبت الرقم الخطأ، اعتذري بتهذيب وأنهي المكالمة.
استعمال الهاتف أثناء الاجتماعات:
الرد على الهاتف المحمول أثناء اجتماعات العمل من أسوأ العادات لأنه يوحي للحضور بعدم أهميتهم وعدم جديتك في الموضوع المناقش وقد يؤدي إلى فشل الصفقات التجارية وحتى خسارة المراتب الوظيفية وفرص الترقية. يجب على جميع الهواتف المحمولة أن تغلق أو أن أن تبرمج على الرنة الصامتة قبل بدء أيّ اجتماع أو مقابلة.
الأماكن العامة:
انتبهي إلى المواضيع التي تتحدثين بها على الهاتف المحمول في الأماكن العامة، لا تناقشي أسرار العمل في الأماكن المزدحمة لتجنب تسرّب المعلومات إلى الشركات المنافسة وتعريضك لتهمة إفشاء أسرار الشركة
الرد على المكالمات الواردة:
١) اسمحي لجرس الهاتف بأن يرن مرتين إلى ثلاث مرات لأن الرد الفوري على المتصل يتسبب بإرباكه (نفسياً).
٢) عرّفي بنفسك مع التحية بمجرد أخذ المكالمة، فعلى سبيل المثال ردي قائلة: “معك هند جمجوم صباح الخير” أو “مؤسسة المعرفة، معك جمانة، مساء الخير”. سجّلي عبارتك المفضلة على ورقة لاصقة وضعيها في محط نظرك لتقرئيها عند الرد على المكالمات حتى تصبح التحية تلقائية وروتينية.
٣) استخدمي نبرة صوت واضحة وبسرعة متزنة وامتنعي عن الأكل والشرب أثناء الكلام.
عند إجراء المكالمات:
١) عرّفي بنفسك مباشرة بعد سماع تحية مستقبل المكالمة.
٢) التزمي الرسمية في الألقاب. مازلت أفاجأ بمتصلي التسويق الذين يخاطبونني باسمي المجرّد بدون سابق معرفة رافعين الكلفة تماماً وكأنهم من أقربائي. من آداب العمل مخاطبة الأفراد بلقب سيدة أو سيد حتى يطلبون منك مناداتهم بأسمائهم بأنفسهم. فمثلاً بإمكانك القول: “أود أخذ موعد مع السيدة جمانة” أفضل من طلب عمل موعد "مع جمانة" التي قد تكون بعمر والدتك!
٣) إذا طلبت الرقم الخطأ، اعتذري بتهذيب وأنهي المكالمة.
استعمال الهاتف أثناء الاجتماعات:
الرد على الهاتف المحمول أثناء اجتماعات العمل من أسوأ العادات لأنه يوحي للحضور بعدم أهميتهم وعدم جديتك في الموضوع المناقش وقد يؤدي إلى فشل الصفقات التجارية وحتى خسارة المراتب الوظيفية وفرص الترقية. يجب على جميع الهواتف المحمولة أن تغلق أو أن أن تبرمج على الرنة الصامتة قبل بدء أيّ اجتماع أو مقابلة.
الأماكن العامة:
انتبهي إلى المواضيع التي تتحدثين بها على الهاتف المحمول في الأماكن العامة، لا تناقشي أسرار العمل في الأماكن المزدحمة لتجنب تسرّب المعلومات إلى الشركات المنافسة وتعريضك لتهمة إفشاء أسرار الشركة
منقوول
مشكووره
الله يعطيكـِ العآفية
الله يعطيكـِ العآفية
منووره