اليوم اقدم لكم ٢٠ قاعدة عليك اتباعها في إتيكيت الرسائل الإلكترونية
ربما يكون إرسال البريد الإلكتروني مهمة يومية، ولكن هل فكرت ذات مرة إذا كنت تقومين بهذه المهمة بشكل صحيح أم لا؟ صدقوا أو لا تصدقوا، فالرسائل الإلكترونية اليومية تعبر عن عاداتك وسلوكياتك وطريقة تعاملك مع الأشخاص. والمثير للدهشة أن الرسائل الإلكترونية لها إتيكيت خاص، لذا عليك أن تعلمي بعض القواعد الأساسية الخاصة بإرسال البريد الإلكتروني. ولكي تظهرين بأنك شخصية ودودة ولطيفة، إليك ٢٠ قاعدة أساسية خاصة بالرسائل الإلكترونية (الإيميل) على كل منكم معرفتها.
١- لا ترسلي أبدا إيميل بدون كتابة عنوان له، لأن العنوان يحفظ الرسالة الإلكترونية من الضياع كما أنه يدل على أنك مهتمة أكثر بالتفاصيل ولديك مستوى عالي من التركيز.
٢- تأكدي من كتابة "السيد/السيدة" قبل كتابة اسم المرسل إليه.
٣- قبل إرسال الإيميل، تأكدي من اسم المرسل إليه جيدا، راجعي طريقة الكتابة الصحيحة لاسمه مرتين أو ثلاث مرات، فلا يوجد شيء مزعج أكثر من كتابة اسم الشخص بطريقة خاطئة. وهذه من أولى القواعد الأساسية في إتيكيت إرسال البريد الإلكتروني.
٤- لابد أن تقومي بكتابة تحية وخاتمة في كل الرسائل الإلكترونية الخاصة بالعمل.
٥- الإيميل الذي يحتوي على كثيرا من الأخطاء اللغوية والنحوية لا يؤخذ بمحمل الجد على الإطلاق. وسوف يظهر ذلك أنك غير مهنية بأي شكل من الأشكال.
٦- في حالة طلب شيئا من شخص، لابد أن تكتبي في البداية من فضلك أو رجاء وفي النهاية كلمة شكرا.
٧- تجنبي التحدث بشكل عام في الرسائل البريدية بل كوني مباشرة في طلبك، فلا حاجة إلى تبادل العديد من الرسائل لتوضيح ما تريدينه.
٨- شيئا آخر هام يتعلق بآداب إرسال الإيميلات تدور حول المرفقات. لا أحد يحب أن يمكث وقتا طويلا حتى يتم تحميل ملف. ففي حالة إرسال ملف كبير الحجم أو عدة ملفات، قومي بضغطه أولا بأحد برامج الضغط الشهيرة كـ ZIP، أو استخدمي موقع wetransfer لرفع الملفات عليه ثم ضعي رابط تحميل ملفات في الرسالة الإلكترونية.
٩- غالبا ما يكون للإيميلات الغاضبة أو شديدة اللهجة تأثيرا سلبيا. لذا إذا كنت سترسلين بريدا إلكترونيا تشكين فيه من شيء ما، فقومي بقراءته أكثر من مرة بعد كتابته أو اتركيه جانبا حتى تهدأي أو اجعلي أحد الأشخاص من أهل الثقة يقرأونه بدلا منك، ومن ثم قومي بإرساله.
١٠- لا تقومي بإدراج كثيرا من علامات الاستفهام أو التعجب بجانب بعضها لأنها تدل على عدم المهنية. وهذه قاعدة أخرى من إتيكيت إرسال البريد الإلكتروني التي غالبا ما يغفلها الكثيرين.
١١- لا تقومي أبدا بكتابة اسم مستعار "اسم الدلع" في البريد الإلكتروني لأي شخص تقومين بمراسلته.
٢- ابدأي دائما الرسالة الإلكترونية بتحية رسمية أي اكتبي عزيزي أو عزيزتي… ثم اتبعيها باسم المرسل إليه ولقبه. يمكنك أن تبدأي بتحية غير رسمية مثل أن تكتبي هاي إذا كنت على علاقة وطيدة بالمرسل إليه.
١
١٣- تأكدي من ردك على جميع الإيميلات التي تأتي لك في البريد الوارد حتى لو بكلمات بسيطة أو كلمة شكرا. فعدم طلبهم منك الرد، لا يعني أنك لا تقومي بالرد.
١٤- في أيام المناسبات والأعياد، تأكدي من إضافة نتمني لكم عطلة سعيدة أو كلمات تليق بالمناسبة. فهذه الجملة البسيطة تعطي انطباعا رائعا.
١٥- لا تزعجي الآخرين بكثير من الرسائل الإلكترونية واختيار "الرد على الكل" عدما لا يستدعى الموقف سوف يظهر عدم تركيزك وترددك. إذا كنت ترغبين في إرسال شيئا هاما لأكثر من شخص قومي بضمهم في رسالة واحدة CC، أما إن كنت ترغبين في إرسال نفس الرسالة الإلكترونية إليهم بحيث لا تظهر العناوين البريدية لكل المرسل إليهم، استخدمي خاصية BCC.
١٦- بعد الانتهاء من اجتماع هاتفي أو مكالمة عمل، تأكدي من إرسال التفاصيل الهامة في بريد إلكتروني لكي يكون كل شيء واضحا ودقيقا.
– إن أردت التركيز على نقاط ما في الإيميل، يمكنك كتابتها بخط عريض.
١٧- حافظي على تنظيم الرسالة الإلكترونية بشكل بسيط، أي قومي بتقسيمه على هيئة فقرات حتى يسهل قرأته دون أن يزعج العين.
١٩- تأكدي من استخدامك للخط في شكله الأساسي، وابتعدي عن الخطوط الغير تقليدية والخلفيات الملونة لأنها تشتت القارئ كما أنها تصعب من عملية القراءة، فضلا عن أن هذه الأشياء يقوم بها الأطفال.
٢٠- إذا كنت ستعيدين إرسال بريد إلكتروني مرسل إليك بطريقة forward، امسحي أي بيانات خاصة أو أي دردشة كانت بينك وبين الشخص الذي أرسل لك البريد مسبقا.
